Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Planproof OY (2866931-2)

Tykkitie 1
45100 Kouvola

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Jani Nikula
+358447867270
jani.nikula@planproof.fi

2. Rekisteröidyt

Potentiaaliset asiakkaat, asiakkaat, toimittajat, henkilöstö, arvonnan osallistujat

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään lain, sopimuksen tai viranomaisen määräyksen määrittelemien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Työntekijärekisteri:

Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Rekrytoinnista kerättyjä henkilötietoja käytetään vain työnantajan sekä työnhakijan välisen mahdollisen työsuhteen hoitamiseen.

Asiakasrekisteri:

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin. Henkilötietoja käsitellään myös arvontaan liittyvissä asioissa kuten voittajalle ilmoittaminen. Arvonnasta kerättyjä henkilötietoja voidaan käyttää myös kohdennettuun markkinointiin.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Työntekijärekisteri sisältää seuraavia tietoja:

työntekijöiden perustiedot

• etu- ja sukunimet
• henkilötunnus tai syntymäaika
• kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• työsuhteeseen liittyvät tiedot
• henkilön verotukseen liittyvät tiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa

suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

• Y-tunnus (yritykset) tai henkilötunnus
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista lisäksi seuraavia tietoja:

• asiakasnumero
• y-tunnus tai henkilötunnus
• laskutus- ja perintätiedot
• yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon

sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen

Yrityksen / henkilön nimi        Planproof Oy/Jani Nikula
osoite                                              Tykkitie 1
postinumero toimipaikka        45100 Kouvola
puhelinnumero                           +358447867270
sähköposti                                    jani.nikula@planproof.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjälle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Asiakasrekisteri:

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti

• Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• Asiakkaalta itseltään sähköpostin kautta
• Asiakkaan nettisivuilta
• Asiakkaalta itseltään arvonnan kautta kerätyistä tiedoista

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Planproof Oy:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Planproof Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

8. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa

9. Henkilötietojen käsittelijät

• Planproof Oy:n henkilöstö
• Tilitoimisto
• IT-Tuki
• Asianajajatoimisto

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Arvonta

Arvonnan järjestäjä:

Planproof Oy ( 2866931-2 )

Tykkitie 1, 45100 Kouvola

1. Järjestäjä järjestää arvonnan tapahtuman yhteydessä, esimerkiksi messuilla. Arvontaan osallistuminen on ilmaista eikä edellytä minkään tuotteen tai palvelun ostamista.

2. Arvontaan osallistuminen tapahtuu erillisellä yhteystietolomakkeella.

3. Arvonta suoritetaan viimeistään 3kk kuluttua arvonnan viimeisestä osallistumispäivästä.

4. Arvonnan palkintoja ei voi muuttaa rahaksi. Järjestäjä pidättää oikeuden vaihtaa ilmoitetut palkinnot toisiin vastaavan arvoisiin. Arvonnan palkinnon arvo ilmoitetaan arvonnan ilmoituksen yhteydessä.

5. Arvonnan suorittaa arvonnan järjestäjä. Arvonnan järjestäjä vastaa kaikista arvontaan liittyvistä kuluista.

6. Arvonnan päätyttyä voittajille ilmoitetaan henkilökohtaisesti arvonnan suorittajan toimesta. Ellei voittajaa tavoiteta 5 arkipäivän sisällä ilmoittamisesta tai muussa kohtuullisessa ajassa palkinnon luonne huomioon ottaen, Järjestäjällä on oikeus arpoa uusi voittaja. Mikäli osallistuja on antanut virheelliset tai puutteelliset yhteystiedot tai palkintoilmoitusta tai palkintoa ei muusta kuin Järjestäjästä johtuvasta syystä voida toimittaa voittajalle, Järjestäjällä ei ole velvollisuutta toimittaa palkintoa tai sitä vastaavaa korvausta voittajalle.

7. Järjestäjä ei lähtökohtaisesti ilmoita arvonnan voittajan nimeä missään mediassa. Järjestäjällä on kuitenkin oikeus julkaista voittajan nimi hallinnoimillaan sivustoilla sekä tileillä.

8. Järjestäjä varaa oikeuden muuttaa sääntöjä tai tarvittaessa keskeyttää arvonnan perustellusta syystä. Tällaisista muutoksista tiedotetaan arvonnan julkaisun yhteydessä.

9. Arvonnan järjestäjä pidättää oikeuden poistaa sääntöjen vastaisen arvontaan osallistumisen ilman erillistä selitystä. Sääntöjen soveltamiseen ja tulkintaan liittyvät mahdolliset epäselvyydet ratkaisee arvonnan järjestäjä.

10. Järjestäjän vastuu osallistujaa kohtaan rajoittuu näissä säännöissä mainittujen palkintojen määrään ja arvoon sekä palkintojen luovuttamiseen. Järjestäjä ei vastaa esimerkiksi mahdollisista tietoliikenneyhteyksiin liittyvistä ongelmista kilpailuun tai arvontaan osallistumisen yhteydessä taikka kilpailuun osallistumisesta, palkinnon lunastamisesta tai käyttämisestä aiheutuvista kustannuksista taikka järjestäjän vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevista tapahtumista.

11. Planproof Oy:n työntekijät eivät voi osallistua arvontaan.

13. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Planproof Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan, kuten esimerkiksi lainsäädännön muuttumisen myötä.